Die Information des Monats

Weltkongress der Psychologen in Berlin stellte Veranstalter vor große Herausforderungen

Vom 20. bis 25. Juli 2008 fand der diesjährige Weltkongress der Psychologie mit über 9.000 Teilnehmern im ICC Berlin statt.

Im Vorwege wurden über 10.000 wissenschaftliche Beiträge als Abstracts eingereicht. In den Tagen kurz vor der Deadline reichten über 400 Autoren zeitgleich ihre Beiträge ein. Das waren wesentlich mehr als der Veranstalter erwartet hatte. Eine große Herausforderung für den Veranstalter und Dienstleister die GLOBIT GmbH.
Der Kongress nutzte das von der Globit GmbH entwickelte elektronische Kongress-Informationssystem CO CONGRESS ONLINE^®. Eine hoch-performante Anbindung, leistungsfähige Server und eine gute Skalierbarkeit der Abstract-Software waren die Grundvoraussetzung, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können.

Daneben wurde die eingerichtete Hot-Line rege genutzt. Viele Teilnehmer hatten Fragen zu den vom Veranstalter festgelegten Einreichungsregeln.

In den Spitzenzeiten gingen mehrere Hundert Emails pro Tag ein. Trotz aller elektronischer Automatisierung ist auch heute eine persönliche Betreuung notwendig. Als weitere Erkenntnis ist jedem Veranstalter zu empfehlen, das Einreichungsprozedere von Beiträgen so einfach wie möglich zu gestalten und nicht zu viele Abfragen für erforderlich zu halten.
Nach der Deadline waren die 10.000 Abstracts dem wissenschaftlichen Komittee zur Begutachtung vorzulegen. Zahlreiche Listen wurden online und als Excel-Dokument zum Download bereit gestellt. Die Reviewern bekamen online in personalisierten Listen die für Sie bestimmten Abstracts zur Verfügung gestellt, die sie jederzeit zeitungebunden mit einem Passwort abrufen und beurteilen konnten.

Die Zuordnung der Beiträge auf die Reviewer erfolgte automatisiert. In unserem System CO CONGRESS ONLINE^® wurde zuvor festgelegt, welche Topics ein Reviewer und wie viele Abstracts er maximal reviewen sollte.

Aus diesen Vorgaben ermittel die Software eine optimale Verteilung der Beiträge über alle Reviewer.

Die Bewertung zu jedem Abstract gab jeder Reviewer online ein. Die Eingaben wurden im System verarbeitet und die Ergebnisse dem wissenschaftlichen Programmkomittee elektronisch zur Verfügung gestellt. Das Komittee hatte so stets einen Überblich über den Fortschritt des Reviews.
Möchten Sie weiter Einzelheiten wissen oder mehr Informationen über CO CONGRESS ONLINE^® erhalten, schicken Sie sich bitte Herrn Marcus Delp eine Email: . Herr Delp freut sich über ihre elektronische Post.

Der umfangreiche Traffic war übrigens kein Zustand ausschließlich während der Zeit der Beitragseinreichungen. Bis zum Kongress wurden über 300.000 Besucher auf den Webseiten von CO CONGRESS ONLINE^® registriert: www.icp2008.org

Marcus Delp
Jenifer Cappel